Ab März 2024 wurde das Wachstumschancengesetz die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für B2B-Leistungen eingeführt, was die Abrechnungspraxis erheblich verändert. Während einige Unternehmen von Erleichterungen profitieren könnten, müssen viele mit neuen Anforderungen rechnen. Bei Nichteinhaltung der Vorschriften droht der Verlust des Vorsteuerabzugs. Es ist daher ratsam, frühzeitig einen steuerlichen Berater hinzuzuziehen, um gesetzeskonforme Prozesse zu etablieren.
Die E-Rechnung soll die Rechnungsstellung vereinfachen, Durchlaufzeiten verkürzen, Portokosten senken, den Papierverbrauch verringern und die Bekämpfung von Geldwäsche erleichtern. Zudem werden Bürokratie reduziert und Fehler bei der manuellen Rechnungserstellung vermieden. Es wird zwei Arten von Rechnungen geben:
• E-Rechnung: Pflicht für B2B-Leistungen zwischen inländischen Unternehmern, wenn der Umsatz nicht umsatzsteuerbefreit ist. Diese muss in einem strukturierten Format ausgestellt werden.
• Sonstige Rechnung: Gilt für Umsätze an Nichtunternehmer, umsatzsteuerfreie Umsätze oder B2B-Umsätze mit ausländischen Unternehmern. Kleinbetragsrechnungen unter 250 € können weiterhin ohne besondere Formatvorschriften ausgestellt werden.
Rechnungen im digitalen PDF- oder JPEG-Format sind keine E-Rechnungen, da sie nicht strukturiert sind. Ein strukturiertes Format ermöglicht die automatisierte Verarbeitung durch IT-Systeme, während es für Menschen nur nach Konvertierung lesbar ist. Das häufig genutzte EDI-Format ist strukturiert, erfüllt jedoch nicht die erforderliche Syntax für E-Rechnungen. Die Europäische Kommission bevorzugt das XML-Format, bei dem eine Rechnung im PDF/A3-Format mit einer XML-Datei kombiniert wird. Dies gewährleistet sowohl die Lesbarkeit für Menschen als auch die automatisierte Weiterverarbeitung durch IT-Systeme.
Die Pflicht zur E-Rechnung für B2B-Umsätze im Inland gilt ab dem 01.01.2025. Bis zum 31.12.2026 können jedoch Umsätze in Papierform oder als elektronische Rechnungen ohne strukturiertes Format abgerechnet werden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Dies gilt auch für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von maximal 800.000 € im Vorjahr bis zum 31.12.2027. Unternehmen, die das EDI-Verfahren nutzen, können dieses ebenfalls bis zum 31.12.2027 fortsetzen. Die Übergangsregelungen betreffen nur den Rechnungsaussteller. Entscheidet sich dieser für eine E-Rechnung im strukturierten Format, muss der Rechnungsempfänger die notwendige Infrastruktur bereitstellen – es sei denn, es wird eine Vereinbarung über Rechnungen ohne strukturiertes Format getroffen.
Nichterfüllung der E-Rechnungspflicht bedeutet, dass der Rechnungsempfänger keine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug hat. Dies kann bei Umsatzsteuerprüfungen zu einem Versagungsrisiko des Vorsteuerabzugs und möglichen Nachzahlungszinsen führen. Wird ab dem 01.01.2025 keine Infrastruktur für den Empfang von strukturierten E-Rechnungen bereitgestellt, ist der Vorsteuerabzug eingeschränkt. Der Rechnungsaussteller begeht eine Ordnungswidrigkeit, wenn er entgegen der gesetzlichen Verpflichtung eine sonstige Rechnung ausstellt. Dies kann mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 € geahndet werden.
Für die meisten Steuerpflichtigen wird die E-Rechnungspflicht erst ab 2027 relevant, doch einige praktische Handlungsfragen sind bereits jetzt zu klären.
Praktische Handlungsfragen
Für größere Unternehmen ist die Implementierung eines ERP-Systems empfehlenswert, um E-Rechnungen nahtlos in den gesamten Geschäftsprozess zu integrieren. Alternativ können externe Dienstleister in Anspruch genommen werden. Dabei sollte jedoch berücksichtigt werden, dass Rechnungen sensible Dokumente sind, die für die Buchhaltung von zentraler Bedeutung sind.
• Speicherung von digitalen Rechnungen: Digitale Rechnungen müssen auf einem Datenträger oder Server innerhalb der EU gespeichert werden. Liegt die Speicherung in einem Drittstaat, muss ein Antrag auf teilweise Verlagerung der Buchführung gestellt werden. Verstöße gegen diese Vorgaben können zu Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen führen.
Es ist daher ratsam, ein System zu entwickeln, das die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglicht und den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Problematik bei der Verwendung sonstiger Rechnungen
Papierrechnungen oder Rechnungen ohne strukturiertes Format sind nach dem 01.01.2027 nur in zwei Fällen zulässig:
• Bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 €.
• Wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 € beträgt, vorausgesetzt, der Rechnungsempfänger stimmt zu.
Diese Ausnahmen können jedoch problematisch sein:
• Kleinbetragsrechnungen: Unternehmen könnten versuchen, zusammenhängende Leistungen in mehreren separaten Rechnungen abzurechnen, um die E-Rechnungspflicht zu umgehen. Dies könnte als steuerlicher Gestaltungsmissbrauch gewertet werden.
• Umsatzgrenze von 800.000 €: Der Rechnungsempfänger kann oft nicht prüfen, ob der Umsatz des Rechnungsausstellers tatsächlich unter 800.000 € liegt. Vertraut er auf eine fehlerhafte Angabe und stellt sich später heraus, dass eine E-Rechnung erforderlich gewesen wäre, könnte ihm der Vorsteuerabzug verweigert werden, was zu Nachzahlungszinsen führen kann. Wenn der Rechnungsaussteller nicht mehr erreichbar ist, verliert der Rechnungsempfänger möglicherweise seinen Vorsteuerabzug.
Fazit: Unternehmen sollten frühzeitig ein System zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen implementieren. Ab 2027 müssen B2B-Leistungen als E-Rechnung ausgestellt werden – es sei denn, der Rechnungsempfänger vertraut auf eine Ausnahmeregelung. Fehlt diese, trägt der Rechnungsempfänger das Risiko eines Verlusts des Vorsteuerabzugs. Ein proaktives Vorgehen und die enge Zusammenarbeit mit einem steuerlichen Berater sind entscheidend, um die Anforderungen der E-Rechnung zu erfüllen und rechtzeitig passende Prozesse zu etablieren.